sin dall’inizio la nostra azienda ha avuto una struttura molto flessibile quindi la comunicazione interna ha sempre avuto un ruolo centrale. quando siamo partiti, a meta’ degli anni 90, l’utilizzo della posta elettronica e’ stata una costante; c’era chi studiava di giorno e lavorava di notte, chi addiritura di domenica. a volte si utilizzavano i telefoni ma con molta difficoltà: i cellulari non erano ancora diffusi e la linea telefonica era una, da utilizzare per connettersi (a 14.400 kb) o per parlare: a quel tempo i primi software di instant messaging ci hanno migliorato tantissimo le modalità di lavoro.

da subito abbiamo avuto l’esigenza di avere un sistema che ci permettesse la condivisione di informazioni: abbiamo iniziato con la condivisione dei file tra sistemi windows e macintosh ma ci mancava ancora qualcosa; avere una rubrica, un’agenda e un lista delle attività condivise, ancora c’erano poche applicazioni sul web quindi abbiamo optato per un’applicazione scritta su file maker.

visto che l’accesso alle informazioni doveva avvenire anche da postazioni remote e su multi piattaforma (iniziavamo a lavorare con linux) abbiamo iniziato a testare sistemi di project management a tutto tondo. la nostra ricerca si e’ focalizzata su strumenti opensource che permettessero anche la gestione di progetti. per un periodo abbiamo utilizzato il phprojekt, poi phpgroupware, opengroupware, poi siamo arrivati all’egroupware.

l’egroupware è un software enterprise libero che permette la gestione dei contatti, dell’agenda, della todolist, dei progetti e molto altro. è dotato di una interfaccia web attraverso la quale e’ possibile accedere ai dati da qualsiasi piattaforma e da un qualsiasi punto del pianeta. inoltre e’ possibile accedere ai dati tramite un client groupware (kontact, evolution, outlook) e anche dal cellulare, PDA grazie al protocollo syncml.

da diversi anni è diventato il punto di riferimento della nostra attività lavorativa quotidiana, la mattina appena arriviamo in ufficio, apriamo il browser e ci colleghiamo all’egroupware dove si apre l’agenda con tutti gli appuntamenti e le riunioni del team, la sezione di tutti i progetti dove teniamo sotto controllo le ore di lavorazione per quella soluzione e la sezione con la lista dettagliata delle attività da effettuare; queste sono le funzioni di cui non possiamo fare a meno, ma naturalmente questo software ci fornisce molto altre possibilità.

il progetto diventa attivo subito dopo l’approvazione proposta fatta al cliente ed in questa fase vengono definite le pietre miliari; successivamente pianifichiamo le singole attività, il tempo da dedicare ad ognuna e la relativa scadenza, che il responsabile del progetto assegnerà alle singole risorse coinvolte. da questo momento in poi tutte le attività svolte nel progetto verranno caricate sulle schede di lavorazione, che permetteranno di avere un controllo in tempo reale dell’avanzamento del lavoro e  soprattutto delle ore preventivate rispetto a quelle effettivamente lavorate.

ogni singola risorsa, potrà vedere (attraverso la lista delle attività che deve svolgere) a quale progetto sono assegnate e che scadenza hanno; quando il progetto è particolarmente complesso è possibile aggiungere un sotto livello dell’attività così da avere un controllo più preciso dei parametri precedenti. naturalmente è possibile avere una visione completa dei progetti attraverso la creazione di gantt.

che dire, senza questo sistema per noi sarebbe molto difficile oggi lavorare in qualità, rispettare le scadenza e condividere gli obiettivi con il gruppo di lavoro.

michele

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